干部人事档案工作制度

来源:系统管理员发布时间:2014-06-16

 

                    一、收集制度

    一、 按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围,收集干部档案材料,做到:主动及时,全面准确,保质保量,安全保密。

    二、了解和掌握干部档案材料形成的信息及规律,督促提醒材料形成部门,及时归档。

    三、归档材料应真实规范,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备。由组织形成的材料有形成时间和组织印章,个人撰写的材料有形成时间和本人签字。

    四、对符合归档要求的材料,应按收进材料的时间顺序,登记在《干部人事档案材料收集归档登记薄》上,并在当月内归入档案夹内。

    五、对不符合归档要求的材料,应及时通知形成材料的部门订正或补送、补办手续,限期报送。

    六、统一布置填写的归档材料,按限定时间,及时收集,逾期不报的,予以催收。

    七、根据工作需要,适时布置填写《干部履历表》或《干部履历补充表》等,及时充实档案内容。

    八、形成的档案材料使用A4纸张。

二、鉴别制度

    一、以中央有关文件为依据和准绳,认真鉴别档案材料,做到:鉴别准确,取舍得当,手续完备。

    二、鉴别中,应对收集归档材料严格审核,坚决用历史的辩证的观点对待材料取舍,以保证档案真实、完整、精炼和实用。

    三、从档案中剔除的材料,必须有专人审核把关,重要材料的取舍,应请示主管领导。

    四、经鉴别不符合归档要求的材料,应视不同情况,分别处理:

       1、近期形成的不符合要求的归档材料,但属于归档范围的材料,应退回材料形成部门,提出意见,要求订正,限期报送。

       2不属于归档范围,但须退还本人保管的材料,应开列详细清单,经领导批准,个人签名后,退还本人;对不宜直接退还本人的材料,经主管领导批准后,登记造册,予以销毁。

       3没有保存价值或重复无用或不实的材料,登记造册,经主管领导批准后,再作销毁。

       4、不属于归档范围的材料不得擅自归档,需要暂存档案夹中备查的材料,经主管领导批准后,方能存入。

      5发现伪造或涂改档案材料的,应及时报领导,追究有关责任,严肃查处。

三、整理制度

    一、按照《干部档案整理工作细则》的规定要求,整理档案,做到:真实。

    二、配备计算机、打印机、切纸刀、打孔机、复印机等必需的档案整理工具,使用规格统一的档案装具、目录纸、类角号等用品。

    三、整理档案的场地,应安全保密,便于工作,非档案整理人员未经允许不得进入。    

    四、整理档案工作中,做到:鉴别认真,分类准确;编排有序,加工合理,目录清楚,字迹工整。

    五、整理档案工作中。应加强加保卫和保密工作,严禁吸烟,不能随意谈论或泄露档案的内容,不能丢失档案内的片纸只字,不能折皱或损坏档案材料。

    六、每两年对所管的档案进行一次新的材料补充和整理工作。

四、查借阅制度

    一、学校组织人事部、纪委等部门因工作需要,经部门领导批准,可查阅人事档案。

    二、我校人事档案,除公安部门、国家安全机构调查外,一般不对外提供查阅。外单位因工作需要查阅,应经部门领导批准,在档案人员参与下查阅。

    三、职工考研、考博、入党、考察、任免、调动、组织处理、家庭财产公证、家庭成员证明、复查或甄别历史案件、福利待遇、退休、治丧等,经组织人事部相关领导批准,档案管理人员查阅。

    四、任何人不得动手查阅本人及亲属的档案。职工亲属入党、升学、参军等政审,由所在单位党组织人员出具介绍信或证明材料,经组织人事部相关领导批准,方可查阅。

    五、查阅档案应按照规定,填写《干部人事档案查阅申请表》,按照管理权限办理报批手续。查档人员应按要求填写阅档情况登记,阅档时,不得随意圈划、涂改、拆散、抽换、污损档案。

    六、需摘录或复印有关档案内容和材料的,应经过档案管理人员同意,并办理登记手续。初代作直接证明材料外,摘录或复印的材料,均不予盖章。

    七、学校除组织人事部门外,人事档案不外借,特殊情况必须借用,应在《申报表》中写明借阅理由,经领导批准,方可借出。借出档案应妥善保管,不得给无关人员翻阅,借阅期限不超过15天。

    八、来访来查人员查阅档案只限在阅档室进行,除管档人员外,无关人员不得随意进入档案室。

转递制度

    一、转递干部人事档案和档案材料,必须做到及时、完整、准确、安全、保密。

    二、干部职工工作调动凭组织人事部门的调档通知,在15日内将其档案转至新的主管单位。

    三、转出的档案应完整齐全,并按规定整理装订,不得扣留档案材料或分批转出。

    四、干部人事档案应通过机要交通(或特快专递)转递,不准由本人及其亲属自带。

    五、转出档案或档案材料,应填写《干部档案转递通知单》,并随档案一并寄出,寄出档案应在封口处加盖公章或贴密封签。必要时,可派专人护送。

    六、收到的档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,立即退回回执;转出的档案,逾期1个月未退回执的,应及时催收。

    七、对已出现的“无头档案”,应认真查找。确属查不到人员下落,又有保存价值的档案或档案材料,应转至当事人的原单位保存。

保密制度

    一、 干部人事档案是党和国家的重要机密,必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》和《湖北第二师范学院保密工作规定》,确保档案的安全和保密。

    二、牢固树立保密观念,严守党和国家机密。不随意向无关人员提供或泄露档案内容,违者视情节轻重,给予批评教育或处分。

    三、不得在不安全的地方存放和查阅干部人事档案。

    四、不准携带干部人事档案出入公共场所,不准用普通电话提供重要档案内容。

    五、档案管理人员不得保管本人及其亲属的档案。

    六、提供查阅档案室前,必须弄清查阅档案的用途,弄清查阅者与被查阅人员的关系,对不符合查阅条件的,不予接待。对符合查阅要求的,给予查阅,并对有关用途予以保密,不得泄露。

    七、档案库房除档案管理人员和主管领导外,其他人员不得入内。

    八、档案及档案材料离开档案室,必须办理借阅手续。

  七、保管制度

    一、学校干部人事档案集中统一在组织人事部管理,任何单位和个人不得管理干部人事档案。干部人事档案实行专人、专库管理。

    二、档案管理人员必须政治上可靠、党性强、作风正,熟悉计算机操作,具有本科以上学历的党员干部。

    三、库房、办公室、阅档室实行“三室”分开。档案按数字序号排列,适当预留存放空间,做到排列科学、查找方便。

    四、库房应保持适宜的温湿度,温度控制在14-25度,相对湿度保持在45-65%

    五、档案管理员应经常检查安全防范措施,保证库房安全,离开库房应随时关门,防止无关人员进入库房。

    六、定期检查设备、设施;定期核对档案卷数,发现问题及时纠正。

    七、库房内不得堆放易燃、易爆、易腐及其他杂物,严禁吸烟。下班时,应切断库房内照明和有关工作设备的电源。

    八、每周对库房进行一次除尘,每周对库房物质和设备进行一次检查。档案管理人员应了解和掌握消防知识,能够熟练使用灭火器材。

  八、销毁制度

    一、按照《干部人事档案材料收集归档规定》认真鉴定档案材料,对不属于归档的材料,应及时清出,并在《干部人事档案材料销毁登记表》中登记造册,经主管领导批准后,进行销毁。

    二、下列档案材料,不属于归档范围,应清理销毁:

        1 人事、保卫部门管理的人员卡片和摘抄本人档案内容的表格不归档。

        2、所有的鉴定、考核、考察没有组织或组织负责人签署意见并盖章的材料不归档。

        3鉴定会、座谈会记录不归档。

        4单位组织的个人月考核、季考核等材料不归档。

        5“文化大革命”期间群众的组织写的材料;“文革”中的“恢复党员组织生活记录登记表”不归档。

        6学习经历中各种考试卷、论文、设计作业不归档。

        7审查过程中形成的非正式的调查报告、证明人已写过证明材料的谈话记录、同一证明人多次写的内容重复的证明材料、不能起直接作用的调查材料和摘抄的资料、调查提纲、调查线索不归档。

        8入党思想汇报。入党入团过程中召开的群众座谈会和党小组、支部大会的记录不归档。

        9没有批准单位的任何奖励表格不归档。

       10党外人士在过去运动中写的交心检查材料不归档。

       11本人的独生子女证、任命书、奖状、结婚证书等材料不归档。

    三、转入人员的档案,应在一月内进行整理和清理,应销毁的档案材料,每年月日12月进行销毁。

    四、档案材料销毁时,应注意做好保密工作,防止材料流失。