人事档案有关知识问答
1、 什么是人事档案及其特性？
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动过程中以及个人形成并经组织审查或认可的，记述和反映人员经历和德才表现等情况的、以个人为单位的组卷，按照有关规定整理，由组织集中保存的以备查考的文字等形式的历史记录。人事档案是干部档案、工人档案、学生档案、军人档案的总称。是国家档案的重要组成部分。它是全面地、历史地考察了解和正确使用人才的主要依据。
人事档案的这一表述，反映了人事档案具有现实性、动态性、真实性和完整性的特点。
2、 人事档案的主要内容有哪些？
人事档案的内容因人员的情况不同而各不相同，但总体上来讲，反映人事档案内容的材料主要包括以下十个方面:
(1) 履历材料；
(2) 自传及属于自传性质的材料；
(3) 鉴定、考核、考察材料；
(4) 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；
(5) 政审材料；
(6) 加入党团材料；
(7) 奖励材料；
(8) 违反党纪、政纪、国法等材料；
(9) 工资材料，干部任免材料，录用、聘干、解聘、辞聘、退休、转业等审批材料，出国、出境、党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会登记表。
(10) 其他可供组织参考有保存价值的材料。
3、 怎样理解人事档案工作对组织人事工作具有检查监督功能？
人事档案是整个组织人事工作的重要组成部分，人事档案工作是为组织人事工作服务的，但人事档案工作对组织人事工作又具有检查功能。人事档案工作搞得好不好，是衡量一个地区、一个部门、一个单位组织人事工作质量的标志之一。
(1)通过人事档案可以检查党的组织路线和人事政策的正确与否及其贯彻执行情况。
(2)通过人事档案材料及其内容检查组织人事工作的程序。
（3）从人事档案的内容看组织人事工作的质量。
4、收集人事档案材料的质量要求是什么？
形成和收集人事档案材料是人事档案工作中的起始环节，它的质量好坏直接影响人事档案材料的鉴别、整理工作，也会影响到人事档案作用的发挥。为此，收集人事档案材料必须符合以下四个方面的质量要求：
（1）必须是办理完毕的正式材料。正在办理过程中的材料，不能作为人事档案材料归入档案。
(2)材料的内容要真实完整。
(3)材料手续要完备。形成归档的材料，必须签署时间、单位或个人名称，组织形成的必须加盖公章。
(4)用纸规格、书写规范。人事档案材料，应统一规格办公用纸，不得使用破损纸张。材料不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝墨水和复写纸书写。文字要清楚，不得圈改、涂抹。左边要留出一定的空位置，便于装订。
5、人事档案为什么要进行整理？
第一、整理工作是将杂乱零散的人事档案材料转化为有条理、有系统的人事档案的必经之路。未经整理的档案材料只是构成人事档案的因素，并不能称之为档案。人事档案材料只有经过整理，并转化为工作后，才称得上科学意义上的人事档案。
第二、整理工作是保证人事档案完整与安全的重要手段。档案材料经过整理装订，能够有效地防止和纠正零散材料在查阅和转递过程中的错装、混装等差错；能够有效地避免或防止材料散失；维护人事档案的完整与安全。
第三、整理工作是加强人事档案保管工作的重要基础。未经整理的档案杂乱无章、眉目不清，查阅时不得不将所有材料件件过目，这样既增加了查阅的困难，浪费了时间，易出差错，又容易撕破、卷角和损坏档案材料。
第四、整理工作是方便快捷利用人事档案的重要条件。档案经过整理，可以检查材料收集有无遗漏或重复，检验鉴别工作质量，促进材料的收集归档和鉴别工作。同时，分门别类、排列有序的人事档案可使阅档者有规律可循，从而提高利用效率。
6、人事档案的整理有哪些要求？
人事档案整理必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
7、人事档案整理前应做好哪些准备工作？
（1）材料清查核对和突击收集归档。
（2）组织训练整理工作人员。根据整档任务的大小，挑选有政治觉悟、有较强工作能力、熟悉人事工作且书写较工整的中共党员同志参加整理工作。
（3）准备好工具用品。如电脑、打印机、切纸刀、打孔机、类角号、档案夹、目录纸等。
（4）选择好整理场地。要求安全、保密、便于工作。管理档案较多的单位，应有整理档案操作室。
8、人事档案保管的原则是什么？
（1）安全保密原则；
（2）便于查找原则。
9、人事档案保管工作的内容和要求是什么？
（1）坚持集中统一，分级管理档案。各管档单位必须理顺人事档案管理体制，将所管范围的人事档案集中到人事档案库房保管，不能分散和随便存放，严禁任何人私自保存。对人事档案的保管，必须实行“三专”，即专人管理、专柜存放、专室保管.
（2）搞好科学保管，确保工作质量。一是要认真负责的对所管档案进行编号写目、有序排列、科学存放；二是要对进、转、出、查阅、借用等各环节进行登记；三是要做好对人事档案的检查核对，定期盘存；四是对新进档案及材料，要及时登记入柜入档，避免积压；五是要保持库房和柜内外的整洁卫生。
（3）坚持“六防”、“十不准”，加强安全保密工作。“六防”，就是防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”。“十不准”：不准无关人员进入库房；不准在公共场所、普通电话和无关人员谈论档案内容；不准携带档案参观、游览、探亲、访友；不准无关人员复印、拍摄、摘抄档案内容；
不随意销毁、涂改、撤换、增减档案材料；档案不准普通邮寄方式和由本人或亲属自带档案；不准任何人查借本人及亲属的档案材料；不准随意利用报纸、杂志、广博、电视等宣传舆论工具登载和播放涉及人事档案的内容；不准随意提供人事档案内部掌握的文件资料；不准向废品收购部门出售有关人事档案材料和记有档案工作内容的笔记本。
（4）改善保管条件，做好基础工作。保证库房、整理间、阅档室、办公室“四室”分开，配备计算机、打印机、去湿机、消毒机、铁柜、防盗门等设施。
（5）开展调查研究，提高管理水平。
10、人事档案一般给谁提供利用？
按规定，人事档案管理范围一般与人员管理权限相适应的。人员在世时，其档案除提供给主管或协管该人员的组织外，一般不向其他单位提供利用，干部档案更要严格按这一原则办理。
11、提供利用工作对利用人事档案的单位和人员有何要求？
人事档案提供利用不仅有利用范围的限制，同时对利用单位和人员也有相应的要求。人事档案管理部门对利用人事档案的单位和人员范围以及条件要求，要根据不同类型人事档案，在提供利用时，区别对待。
第一、 对利用单位的要求。利用单位应当是该人员所在单位或人员的上级主管单位及其组织人事劳动部门；或者是办理该人员有关人事事项的外单位和非主管部门。
第二、 对利用人员的要求。可利用人事档案的人员，应当是符合前述利用要求的单位或组织委派的人员并符合下列条件：是从事或负责与利用目的相关的工作人员；熟悉组织人事工作的基本工作程序和工作纪律；不是利用本人及其亲属的人事档案；利用干部档案的人员还应当是中共党员或按有关规定可查阅干部档案的非中共党员领导干部。
12、人事档案利用结束后需做好哪些工作？
人事档案利用结束后，人事档案工作人员主要做好以下几个方面的工作：
（1） 查对被利用过的人事档案。
（2） 审查利用者摘录的有关材料。
（3） 登记利用情况。
（4） 征询利用者意见。
（5） 做好利用工作日记。
（6） 及时将人事档案入库归位。
13、那些特殊情况和哪些人事档案内容可提供作证明材料？
人事档案材料一般是不能摘抄作证明材料，直接证明他人他事的。碰到下列问题，人事档案管理部门可予考虑：
（1）要查证的问题与该人员有直接关系，而作为当事人的该人员已经死亡、病重不能口述或其它原因不能或不便提供材料，其人事档案材料中确有可提供作直接证明的文字记载。
（2）该人员子女因政审必须要组织出具文字证明其身份和政治面貌的。
（3）司法、监察、纪检等审理工作需要某人员的所在单位证明该人员身份和有关情况的。
（4）其他特殊情况需要，人事档案部门主管领导交办予以出具证明材料的。
14、认定工作人员的出生时间应以哪类材料的记载为依据？
人员的出生时间，是一种客观自然情况，本来不应存在再认定问题。由于我国过去出生登记制度不健全，人事档案材料中的出生时间大都由本人自报或填写而来。在填写这一自然情况时，或因公历与农历混淆，或因记忆误差，还有出于其他动机等因素，造成人事档案中对这自然情况的记载不一，给利用工作带来困难。在利用人事档案中遇到多份档案材料所填写的出生时间不一致时，就产生了需要进行判断、鉴别、确定的问题。
人员出生时间变更后，有时会涉及到人员的政治经济待遇等方面的政策性问题，因此应严肃对待，不能随意更改。1989年3月，中央有关部门就要求“各级组织部门审核干部填报的年龄时，要以本人档案中的原始记载为依据，严格把关。如档案中的年龄前后不一致，以经组织认可的年龄为主要依据。如确属填写有误需要改正的，要按干部管理权限报有关组织审核批准。”1990年8月，又进一步具体明确：”凡干部居民身份证填写的出生日期同本人档案记载的出生日期一致的，均可作为组织人事部门办理其退休手续时，认定出生日期和计算年龄的依据。凡干部居民身份证同本人档案记载的出生日期不一致的，组织人事部门在办理其退休手续时，应会同干部常住户口所在地户口登记机关查证核实，按干部管理权限和户口管理权限批准后查实的出生日期作为计算年龄和户口登记的依据，查证材料归入本人档案，同时抄送干部常住户口所在地户口登记机关。对无法查实的，应以干部档案或户口档案中最先记载的出生日期为依据。”
组织、人事、劳动部门了解人员出生时间利用人事档案时，应当区别不同情况审查确定。
15、关于我校档案查借阅手续和有关要求
学校有关部门查借阅人事档案需部门申请，并填写档案查借阅审批表，人事处审批方可查借阅，无关单位和个人不得查借阅人事档案。
一、查借阅事由：
1、 干部考察、任免、调动、政审、组织处理、入党、出国、退休、治丧等组织人事工作。
2、 办理案件。
3、 编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
二、查借阅人员要求：
1、查借人员必须政治意识强、了解干部档案查借阅制度。
2、系中共党员和查借阅单位的正式干部。
3、因办理案件查借档案，查阅人必须是案件主办单位的干部。
三、查阅纪律
1、任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部档案。
2、查阅人必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布被查人档案内容。
3、查借阅人必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经管档人员同意不得复制档案材料。
4、借出使用的档案和摘抄、复印的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
